Datenschutzerklärung der Köniz Football Academy

Die Köniz Football Academy (nachfolgend auch „der Verein“ oder „wir“) legt grossen Wert auf den Schutz Ihrer persönlichen Daten. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, wie wir Personendaten unserer Mitglieder und deren Erziehungsberechtigten in Einklang mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG) bearbeiten. Sie erfahren, welche Personendaten wir erheben, zu welchen Zwecken wir sie nutzen, an wen wir sie weitergeben und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre Daten haben. Wir behandeln alle Personendaten vertraulich und ergreifen angemessene Sicherheitsmassnahmen, um sie vor Missbrauch zu schützen.

1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortlich für die Datenbearbeitung ist Köniz Football Academy, [Adresse], 3098 Köniz (Kanton Bern), Schweiz. Bei Datenschutz-Anliegen können Sie sich jederzeit an uns wenden:

E-Mail: info@koenizfootballacademy.ch (oder an die offizielle Vereinskontaktadresse)
Postalisch: Köniz Football Academy, [Adresse], 3098 Köniz, Schweiz

Hinweis: Da es sich bei der Köniz Football Academy um einen in der Schweiz ansässigen Verein handelt, unterliegt die Datenbearbeitung den Bestimmungen des schweizerischen DSG. Der Vereinsvorstand ist verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften.

2. Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenbearbeitung

Wir erheben und verarbeiten Personendaten ausschliesslich zu legitimen Vereinszwecken. Konkret bearbeiten wir Daten, um den Vereinsbetrieb aufrechtzuerhalten und unsere Pflichten gegenüber den Mitgliedern zu erfüllen. Dazu gehören insbesondere folgende Zwecke:

Mitgliederverwaltung: Führen eines Mitgliederverzeichnisses, Erfassen von Anmeldedaten und Aktualisieren von Kontaktinformationen.
Trainings- und Spielbetrieb: Organisation des Trainingsbetriebs und von Spielen (z.B. Einteilung in Mannschaften oder Trainingsgruppen, Erstellung von Trainingsplänen, Erfassen von Trainings- und Matchanwesenheiten).
Kommunikation: Informationsaustausch mit Mitgliedern und Eltern über Vereinsangelegenheiten (Termine, Veranstaltungen, Änderungen im Trainingsplan, Newsletter mit Vereinsneuigkeiten etc.).
Beitragswesen und Finanzen: Verwaltung der Mitgliederbeiträge, Rechnungsstellung und Inkasso, Buchhaltung sowie ggf. Spesen- und Finanzverwaltung im Zusammenhang mit dem Vereinsbetrieb.
Wettkämpfe und Veranstaltungen: Anmeldung von Mitgliedern zu Turnieren, Wettkämpfen oder Camps und organisatorische Abwicklung dieser Events (inkl. Weiterleitung erforderlicher Daten an Veranstalter – siehe dazu Punkt 4 Datenweitergabe).
Sportförderung (Jugend + Sport): Teilnahme an Förderprogrammen wie Jugend+Sport (J+S): Meldung von Trainingsdaten, Kursanmeldungen und relevanten Mitgliederdaten an das Bundesprogramm zur Sportförderung, um Fördergelder zu beantragen und die Bedingungen des Programms zu erfüllen.
Zusammenarbeit mit Sportverbänden: Erfüllung von Anforderungen des Fussballverbandes (z.B. Meldung von Spielerlisten für Lizenzen, Nutzung von Verbandsplattformen wie Clubcorner für den Spielbetrieb und die Verwaltung – siehe Punkt 6).
Öffentlichkeitsarbeit und Berichterstattung: Darstellung des Vereins in der Öffentlichkeit, z.B. durch Veröffentlichung von Mannschaftsfotos, Spielergebnissen und Berichten auf der Vereinswebsite oder in sozialen Medien, um über Erfolge und Aktivitäten zu informieren (siehe dazu auch Punkt 5 Foto- und Videoaufnahmen).
Interne Administration: Nutzung digitaler Hilfsmittel (z.B. der Verwaltungssoftware Clubcorner) zur effizienten Abwicklung der oben genannten Aufgaben, inklusive Planung von Einsätzen, Koordination von Helferdiensten, Raumreservationen etc.

Rechtsgrundlagen: Wir stützen die Bearbeitung Ihrer Personendaten in erster Linie auf die Notwendigkeit zur Erfüllung des Mitgliedschaftsvertrags bzw. zur Durchführung des Vereinszwecks. Das bedeutet, die Datenbearbeitung erfolgt, weil sie erforderlich ist, um Ihnen bzw. Ihrem Kind die Teilnahme am Vereinsbetrieb zu ermöglichen und unsere gegenseitigen Pflichten zu erfüllen. Zusätzlich berufen wir uns auf berechtigte Interessen des Vereins (z.B. effiziente Organisation, Förderung des Nachwuchssports, Kommunikation mit Angehörigen), soweit diese Ihre Persönlichkeitsrechte nicht unverhältnismässig beeinträchtigen. In bestimmten Fällen sind wir zur Datenbearbeitung gesetzlich verpflichtet – etwa um behördliche Auflagen oder Verbandsvorschriften zu erfüllen. Soweit wir für bestimmte Bearbeitungstätigkeiten eine Einwilligung von Ihnen benötigen (beispielsweise für die Veröffentlichung von Fotos Ihres Kindes, oder falls wir sensible Daten wie Gesundheitsinformationen verarbeiten möchten), fragen wir diese Einwilligung ausdrücklich ab. Eine erteilte Einwilligung können Sie selbstverständlich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (siehe Ihre Rechte in Punkt 8).

3. Art der bearbeiteten Personendaten

Wir bearbeiten nur solche Personendaten, die für die genannten Zwecke erforderlich sind. Insbesondere verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Stammdaten der Mitglieder: Dazu zählen Name und Vorname des Kindes (Mitglied) sowie dessen Geburtsdatum (zur Einteilung in die richtige Alterskategorie) und Geschlecht (soweit für Trainingsgruppen oder Wettbewerbe relevant). Bei minderjährigen Mitgliedern erfassen wir auch die Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten (Name der Eltern/Erziehungsberechtigten).
Kontaktdaten: Anschrift (Adresse), Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Mitglieder bzw. ihrer Erziehungsberechtigten. Diese dienen der Kommunikation im Vereinsalltag (Einladungen, Informationen, Rückfragen).
Vereinsbezogene Daten: Angaben zur Mitgliedschaft wie Eintrittsdatum, ggf. Dauer der Mitgliedschaft, Zugehörigkeit zu einer bestimmten Mannschaft oder Trainingsgruppe, Lizenznummer (bei lizenzierten Spieler*innen), Funktionen im Verein (z.B. wenn ein Elternteil als Trainer/in oder Helfer/in aktiv ist).
Trainings- und Leistungsdaten: Informationen, die im Zusammenhang mit dem Trainings- und Spielbetrieb anfallen. Beispielsweise führen wir Präsenzlisten oder Aufzeichnungen über die Teilnahme an Trainings, Spielen, Turnieren und Trainingslagern. Gegebenenfalls notieren Trainer auch sportliche Entwicklungsschritte, Positionen oder besondere Leistungen, um die Förderung der Kinder zu dokumentieren.
Beitrags- und Zahlungsdaten: Daten zur Abrechnung der Mitgliederbeiträge und sonstiger Gebühren. Dazu gehören z.B. die Höhe des Jahresbeitrags, die Rechnungsstellung, Zahlungseingänge oder Zahlungsrückstände. Falls Sie uns Bankinformationen zur Verfügung stellen (z.B. für Rückerstattungen oder Daueraufträge), werden auch solche Zahlungs- bzw. Bankdaten im erforderlichen Umfang verarbeitet.
Kommunikationsdaten: Inhalte der mit Ihnen geführten Kommunikation, sei es per E-Mail, Brief oder Messenger. Dies umfasst z.B. Anfragen, Zu- oder Absagen zu Anlässen, Rückmeldungen zu Umfragen oder sonstige Korrespondenz, die Sie mit dem Verein austauschen. Solche Daten werden primär zur Nachverfolgung von Vorgängen oder zur Verbesserung unserer Organisation genutzt.
Foto- und Videodaten: Bild- oder Videoaufnahmen, auf denen Mitglieder abgebildet sind, sofern diese im Rahmen des Vereinslebens entstehen (z.B. Fotos von Trainings, Spielen, Siegerehrungen oder Vereinsfesten). Details zur Verwendung dieser Aufnahmen finden Sie im Abschnitt 5. Foto- und Videoaufnahmen weiter unten.
Besondere Personendaten (sensibel): In der Regel erheben wir keine besonderen Kategorien von Personendaten (wie Gesundheitsdaten) von unseren Mitgliedern. Falls es jedoch für die Sicherheit Ihres Kindes notwendig ist, fragen wir unter Umständen bestimmte Gesundheitsinformationen ab – ausschliesslich auf freiwilliger Basis und mit Ihrem Wissen. Dies kann z.B. der Fall sein bei relevanten Gesundheitsangaben(etwa Allergien, chronische Krankheiten, Verletzungen oder andere medizinische Hinweise, die im Trainings- oder Wettkampfbetrieb beachtet werden müssen). Solche sensiblen Informationen werden wir nur zum Schutz des Kindeswohls verwenden (z.B. um in einem Notfall richtig reagieren zu können) und vertraulich behandeln.

Hinweis: Alle erhobenen Personendaten werden zweckgebunden bearbeitet. Das bedeutet, wir verwenden Ihre Daten jeweils nur für denjenigen Zweck, für den sie uns mitgeteilt wurden (oder der bei der Erhebung erkennbar war) und wie in dieser Erklärung beschrieben. Unrelevante Daten werden nicht erhoben, und es werden keine Profile oder automatisierten Entscheidungsfindungen über Mitglieder vorgenommen.

4. Datenweitergabe an Dritte

Ihre Personendaten werden grundsätzlich innerhalb des Vereins verarbeitet und nur denjenigen Vereinsfunktionären (z.B. Trainer*innen, Vorstandsmitgliedern, Kassier) zugänglich gemacht, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Eine Weitergabe an externe Dritte erfolgt nur in ausgewählten Fällen und sofern eine Rechtsgrundlage besteht – entweder weil es zur Erfüllung unserer Vereinsaufgaben notwendig ist, oder weil gesetzliche/verbandliche Vorgaben dies verlangen. Dabei achten wir stets darauf, dass empfangende Dritte vertraulich mit den Daten umgehen und die schweizerischen Datenschutzbestimmungen einhalten. Im Einzelnen kann es zu folgenden Datenweitergaben kommen:

Jugend+Sport (J+S): Im Rahmen des nationalen Förderprogramms Jugend+Sport des Bundesamts für Sport melden wir Teilnehmerdaten unserer Trainings und Lager an die zuständigen Stellen. Dies ist erforderlich, um vom J+S-Programm anerkannt zu sein und Förderbeiträge für den Verein zu erhalten. Übermittelt werden in diesem Zusammenhang z.B. Name, Vorname, Geburtsdatum des Kindes sowie Angaben zur Teilnahme an Trainingsmodulen oder Lagern. Das Bundesamt für Sport verwendet diese Daten ausschliesslich zur Förderung des Jugendsports und zur Kontrolle, dass die J+S-Richtlinien eingehalten werden. (Hinweis: J+S unterliegt als Bundesprogramm ebenfalls den Datenschutzvorschriften; weitere Informationen erhalten Sie bei der J+S-Administration.)
Fussballverband und Clubcorner: Die Köniz Football Academy ist im Fussballverband organisiert. Für die Durchführung des Spielbetriebs und die Registrierung der Spieler*innen werden gewisse Daten an den Schweizerischen Fussballverband (SFV) und ggf. an den regional zuständigen Fussballverband (z.B. den Fussballverband des Kantons Bern) weitergegeben. Typischerweise betrifft dies Stammdaten der Spieler(Name, Geburtsdatum, Geschlecht) für die Erstellung von Spielerpässen/Lizenzen, Mannschaftslisten sowie Kontaktdaten für Turnier- und Matchorganisation. Zudem nutzt der SFV bzw. der Regionalverband die Plattform Clubcorner (ein Online-Tool für Vereine), in welcher Mitgliederdaten gespeichert und verwaltet werden (z.B. elektronische Spielerpässe, Teamaufgebote, Spielpläne). Wenn Ihr Kind lizenziert ist oder an offiziellen Wettspielen teilnimmt, werden seine Basisdaten in Clubcorner.ch hinterlegt. Diese Datenbearbeitung erfolgt gemeinsam mit dem Verband zur Erfüllung der Spielbetriebs-Organisation. Der SFV und die zuständigen Verbände behandeln die Personendaten gemäss ihren eigenen Datenschutzrichtlinien und nur für die genannten Zwecke.
Behörden und öffentliche Stellen: Sollte es erforderlich sein, behördliche Auflagen zu erfüllen oder gesetzliche Pflichten zu beachten, kann eine Übermittlung von Daten an Behörden erfolgen. Beispielsweise kann die Gemeinde oder der Kanton Informationen über unsere Mitgliederstruktur anfordern, wenn wir öffentliche Fördergelder beantragen (etwa Angaben zur Anzahl Junioren, Altersklassen, Wohnortgemeinden der Mitglieder). Auch in Fällen von gesetzlichen Meldepflichten (z.B. Unfallmeldungen an eine Versicherung oder Auskunftsersuchen von Strafverfolgungsbehörden mit entsprechender Rechtsgrundlage) können Daten an die zuständigen Stellen weitergegeben werden. In all diesen Fällen beschränkt sich die Datenweitergabe auf das notwendige Minimum, und wir überprüfen die Rechtmässigkeit jeder Anfrage sorgfältig.
Externe Dienstleister (Auftragsbearbeiter): Wir bedienen uns zur Erfüllung unserer Aufgaben teilweise externer Dienstleister, die in unserem Auftrag Daten bearbeiten. Solche Dienstleister werden vertraglich verpflichtet, die Daten ausschliesslich nach unseren Weisungen und für unsere Zwecke zu verwenden sowie angemessenen Datenschutz zu gewährleisten. Beispiele: Wir hosten unsere Vereins-Website und ggf. die elektronische Mitgliederdatenbank bei einem IT-Anbieter, der somit technischen Zugriff auf Personendaten haben kann. Ebenso nutzen wir eventuell E-Mail-Dienste oder Newsletter-Tools für die Kommunikation, Cloud-Dienste (z.B. Office-365 von Microsoft) für die Verwaltung und Speicherung von Dokumenten im Sekretariat, oder eine Buchhaltungssoftware (lokal oder Cloud) zur Verwaltung der Finanzen. In all diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Anbieter ein adäquates Datenschutzniveau garantieren (bei Bedarf durch Vereinbarung eines Auftragsbearbeitungsvertrags nach Art. 9 DSG). Diese Dienstleister erhalten nur jene Daten, die sie zur Erbringung ihrer Leistung benötigen (Beispiel: Der E-Mail-Versanddienst erhält die E-Mail-Adressen für den Newsletterversand).
Turnier- und Eventveranstalter: Wenn wir Mitglieder für externe Turniere, Spiele oder Sportanlässeanmelden (z.B. ein überregionales Juniorenturnier, ein Trainingscamp oder Freundschaftsspiele bei einem anderen Verein), geben wir den veranstaltenden Organisationen die dafür benötigten Daten bekannt. In der Regel handelt es sich um Name, Vorname, Geburtsjahr oder Alterskategorie des Kindes sowie ggf. eine Kontaktperson. Dies dient ausschliesslich der Durchführung der Veranstaltung (Teilnehmerregistrierung, Erstellung von Spielplänen, Versicherungsschutz etc.). Solche Veranstalter sind ihrerseits verpflichtet, die erhaltenen Daten nur im Zusammenhang mit dem Event zu nutzen und anschliessend zu löschen.

Wir verkaufen oder vermieten Ihre Personendaten niemals an Dritte und geben sie auch nicht zu Werbezwecken an externe Unternehmen weiter. Jede Datenweitergabe erfolgt ausschliesslich in den oben beschriebenen Fällen und unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben. Falls Sie Fragen dazu haben, welche externen Stellen im Einzelfall Daten erhalten haben, können Sie von Ihrem Auskunftsrecht Gebrauch machen (siehe Punkt 8 Rechte der betroffenen Personen).

5. Foto- und Videoaufnahmen

Im Vereinsleben der Köniz Football Academy entstehen häufig Foto- und Videoaufnahmen – sei es bei Trainings, Spielen, Turnieren oder Vereinsanlässen. Solche Aufnahmen sind wertvoll, um Erfolge und schöne Momente festzuhalten und über unsere Aktivitäten zu berichten. Mit dem Beitritt zum Verein erklären sich die Mitglieder bzw. deren Erziehungsberechtigte einverstanden, dass Fotos und Videos, die ihr Kind im Rahmen des Vereins zeigen, vom Verein verwendet und veröffentlicht werden dürfen. Dieser Einwilligung stimmen Sie durch die Mitgliedschaft automatisch zu. Eine zusätzliche schriftliche Einwilligung wird in der Regel nicht eingeholt, da wir davon ausgehen, dass Sie als Eltern mit der Nutzung einverstanden sind, sofern Sie uns nichts Gegenteiliges mitteilen.

Die Verwendung solcher Fotos und Videos erfolgt ausschliesslich zu Vereinszwecken, insbesondere: Wir veröffentlichen Bilder auf der Vereinswebseite, in Vereinsnewslettern oder -broschüren, auf unseren sozialen Medien-Kanälen (etwa Facebook oder Instagram der Köniz Football Academy) oder gelegentlich in der lokalen Presse, um über Trainings, Spiele und Erfolge zu berichten. Auch innerhalb des Vereins nutzen wir Aufnahmen, z.B. für Präsentationen an Vereinsanlässen oder im internen Bereich von Clubcorner. Dabei achten wir stets darauf, dass die Würde und Sicherheit der abgebildeten Personen gewahrt bleiben. Es werden keine sensiblen oder kompromittierenden Fotos veröffentlicht. Bei Darstellungen von minderjährigen Mitgliedern nennen wir in Veröffentlichungen höchstens den Vornamen (oder verkürzten Nachnamen), falls überhaupt eine Namensnennung notwendig ist – in vielen Fällen veröffentlichen wir Fotos sogar ohne personbezogene Namensangaben.

Widerspruch gegen Foto-/Videoverwendung: Uns ist bewusst, dass es Situationen geben kann, in denen Eltern nicht wünschen, dass Bilder ihres Kindes veröffentlicht werden. Sollten Sie im Einzelfall nicht einverstanden sein, dass eine bestimmte Aufnahme Ihres Kindes verwendet wird, respektieren wir das selbstverständlich. Sie können jederzeit auf den Verein zukommen und mitteilen, dass Sie künftig keine Veröffentlichung von Bildern/Videos Ihres Kindes wünschen oder dass ein bereits veröffentlichtes Bild entfernt werden soll. Wir werden Ihrem Anliegen so gut wie möglich nachkommen – das heisst, wir verzichten zukünftig auf die Verwendung neuer Aufnahmen Ihres Kindes und entfernen bereits publizierte Bilder/Videos aus unseren Online-Medien, soweit dies technisch möglich und zumutbar ist. Bitte beachten Sie, dass bereits gedruckte Materialien (z.B. Vereinshefte) oder Posts in sozialen Netzwerken, die bereits geteilt wurden, ggf. nicht vollständig zurückgerufen werden können. Wir bemühen uns jedoch, die Persönlichkeitsrechte aller Mitglieder zu achten. Wenn Sie generelle Bedenken gegen Foto- oder Videoaufnahmen haben, können Sie dies bereits bei der Anmeldung angeben – wir werden dann versuchen, Ihr Kind bei offiziellen Fotos (z.B. Mannschaftsfotos) nicht abzubilden.

Zusammengefasst: Durch den Vereinsbeitritt gilt die Einwilligung zur Anfertigung und Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen als erteilt. Diese Einwilligung ist freiwillig und Sie können sie jederzeit ganz oder teilweise widerrufen (siehe dazu auch Widerrufsrecht unter Punkt 8). Ein Widerruf gilt für die Zukunft und berührt nicht bereits erfolgte Veröffentlichungen, wobei wir uns auch in letzterem Fall um eine Entfernung bemühen, soweit machbar.

6. Kommunikation über digitale Plattformen

Für die vereinsinterne Kommunikation und den Informationsaustausch mit Mitgliedern und Eltern setzen wir auf digitale Kommunikationsmittel, um schnell und effizient zu informieren. Dabei nutzen wir insbesondere folgende Plattformen und Kanäle:

E-Mail: Offizielle Mitteilungen des Vereins (z.B. Einladung zu Elternabenden, Bekanntgabe von Trainingszeiten, Versand von Rechnungen oder Newslettern) erfolgen in der Regel per E-Mail. Wir verwenden hierzu die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Bitte stellen Sie sicher, dass unsere E-Mails Sie erreichen (prüfen Sie ggf. Ihren Spam-Ordner und informieren Sie uns bei Adressänderungen). E-Mails erlauben es uns, auch ausführlichere Informationen oder Dokumente (z.B. PDF-Rundschreiben, Jahresprogramme) zu versenden. Beachten Sie, dass E-Mails standardmässig nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt sind; wir bemühen uns jedoch, keine hochsensiblen Daten ungeschützt per E-Mail zu versenden. Falls Sie uns per E-Mail kontaktieren, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse und die darin übermittelten Daten ausschliesslich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Messenger-Dienste (z.B. WhatsApp): Im Alltag hat sich WhatsApp als schnelles Kommunikationsmittel bewährt. Auch im Vereinskontext nutzen Trainer und Koordinatoren häufig WhatsApp-Gruppen oder Chats, um kurzfristige Infos zu teilen – etwa eine Wetterabsage, Änderungen beim Treffpunkt oder Erinnerungen an mitzubringende Ausrüstung. Wenn Sie uns Ihre Mobiltelefonnummer geben, gehen wir davon aus, dass wir Sie bei Bedarf über WhatsApp kontaktieren dürfen (z.B. indem wir Sie in eine Eltern-WhatsApp-Gruppe des jeweiligen Teams aufnehmen). Wichtig: WhatsApp ist ein Dienst der Meta Platforms, Inc. und hat Server ausserhalb der Schweiz (u.a. in den USA). Das bedeutet, dass beim Nachrichtenaustausch gewisse Metadaten(wie Ihre Telefonnummer, Profilbild, Zeitpunkte der Nachrichten) und natürlich die Nachrichteninhalte selbst auf den Systemen von WhatsApp gespeichert werden. WhatsApp verwendet zwar Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Nachrichten, sodass Dritte den Inhalt nicht mitlesen können, dennoch unterliegen die ausgetauschten Daten den Datenschutzrichtlinien von WhatsApp. Wir weisen Sie daher darauf hin, dass die Nutzung von WhatsApp freiwillig ist. Sollten Sie keinen WhatsApp-Kontakt wünschen, teilen Sie dies bitte dem Trainer oder dem Vereinsvorstand mit. Wir werden in diesem Fall alternative Kommunikationswege nutzen, z.B. klassische SMS, Telefonanrufe oder E-Mail, um Sie zu erreichen. Wenn Sie WhatsApp nutzen, empfehlen wir Ihnen, die Datenschutzeinstellungen in der App zu überprüfen (z.B. Sichtbarkeit von Profilfoto und Status nur für Kontakte freigeben) und WhatsApp regelmässig zu aktualisieren, um von aktuellen Sicherheitsfunktionen zu profitieren.

Clubcorner (Online-Vereinsplattform): Die Köniz Football Academy setzt die Plattform Clubcorner ein – ein digitales Club-Management-Tool, das vom Fussballverband bereitgestellt wird. Clubcorner dient als zentrale Informations- und Verwaltungsplattform: Darin werden Mitgliederdaten verwaltet (siehe Punkt 4 Datenweitergabe), und es ermöglicht uns, z.B. Trainingspläne, Spieltermine, Mannschaftsaufgebote oder Vereinsmitteilungen online zu stellen. Möglicherweise erhalten Sie als Mitglied/Elternteil einen persönlichen Login für Clubcorner, um z.B. die Daten Ihres Kindes einzusehen, Kontaktdaten zu aktualisieren oder Absenzen für Trainings zu melden. Die Kommunikation über Clubcorner kann z.B. so aussehen, dass automatische Benachrichtigungen per E-Mail an die von Ihnen hinterlegte Adresse gesendet werden (z.B. "Ihr Kind ist für das Spiel am Samstag eingeteilt" oder "Die Rechnung für den Mitgliederbeitrag ist verfügbar"). Clubcorner ist eine passwortgeschützte, interne Plattform; bitte behandeln Sie Ihre Zugangsdaten vertraulich und erlauben Sie Ihrem Kind nur unter Aufsicht, die Plattform zu nutzen (falls es alt genug ist, um selbst einzuloggen). Die Betreiber von Clubcorner (bzw. der Fussballverband) agieren als Auftragsbearbeiter für uns und sind vertraglich verpflichtet, die Daten nur gemäss unseren Weisungen und im Rahmen der Vereinsverwaltung zu nutzen. Beachten Sie: Obwohl Clubcorner online zugänglich ist, stehen die dort einsehbaren Daten typischerweise nur berechtigten Personen zur Verfügung (z.B. können Eltern nur die Daten ihres eigenen Kindes einsehen, Trainer sehen die ihrer Mannschaft etc.). Sollten Sie Fragen zur Nutzung von Clubcorner haben oder Probleme beim Login, können Sie sich gern an uns wenden.

Coachbetter (zentrale Vereinsplattform für Trainer und Mitgliederverwaltung) Die Köniz Football Academy nutzt Coachbetter als zentrale digitale Vereinsplattform zur Organisation des Trainingsbetriebs, zur Mitgliederverwaltung und zur Kommunikation zwischen Trainerstab, Spielern und Erziehungsberechtigten.

Coachbetter wird von der Firma Coachbetter AG, Schweiz, betrieben und erfüllt die Anforderungen an ein sicheres, DSG-konformes Clubmanagementsystem. Die Plattform dient dem Verein unter anderem für folgende Zwecke:

Verwaltung der Spielerdaten, Mannschaftszuweisung und Kaderlisten
Organisation und Dokumentation von Trainingsinhalten, Spielplänen und Leistungsdaten
Kommunikation zwischen Trainer*innen und Eltern (z. B. Einsatzplanung, Rückmeldungen, Feedback)
Analyse der sportlichen Entwicklung (z. B. durch Dokumentation von Fortschritt, Feedbacks und Teilnahmen)

Damit ein Kind in der Plattform geführt werden kann, wird beim Vereinsbeitritt automatisch ein Spielerprofil erstellt. Darin enthalten sind z. B. Name, Geburtsdatum, Mannschaftszugehörigkeit, ggf. E-Mail-Adresse (wenn angemessen), Trainings- und Spielanwesenheit, sowie sportliche Beobachtungen oder Feedback der Trainer*innen. Diese Daten dienen ausschliesslich der vereinsinternen Trainingsorganisation und werden nicht öffentlich sichtbar gemacht.

Die Bearbeitung der Daten erfolgt ausschliesslich durch autorisierte Personen (z. B. Trainer*innen, Sportliche Leitung) und gemäss den Datenschutzbestimmungen der Coachbetter AG, welche die Rolle eines verpflichteten Auftragsbearbeiters gemäss Art. 9 DSG übernimmt. Die Server befinden sich in der Schweiz bzw. im europäischen Raum mit angemessener Datenschutzgarantie.

Mit dem Vereinsbeitritt erklären sich die Mitglieder bzw. deren Erziehungsberechtigte automatisch damit einverstanden, dass ein entsprechendes Profil in Coachbetter erstellt und genutzt wird, sofern kein schriftlicher Widerspruch eingelegt wird. Ein Widerspruch ist jederzeit möglich, kann aber aus sportorganisatorischen Gründen zu Einschränkungen bei der Teilnahme am strukturierten Trainingsbetrieb führen.

Zusätzlich zu den oben genannten Hauptkanälen nutzen wir fallweise auch andere digitale Plattformen: Beispielsweise betreibt der Verein unter Umständen Social-Media-Profile (Facebook/Instagram), auf denen allgemeine Updates geteilt werden. Persönliche Informationen von Mitgliedern werden dort jedoch nur mit Zustimmung veröffentlicht (siehe Punkt 5 Foto- und Videoaufnahmen). Für den direkten Kommunikationsaustausch mit den Mitgliedern und Eltern bleiben E-Mail und WhatsApp unsere primären Tools.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Nutzung digitaler Medien gewisse Risiken birgt (z.B. unberechtigte Zugriffe bei unvorsichtigem Umgang mit Zugangsdaten, oder Datenschutzbestimmungen externer Dienste wie WhatsApp/Facebook, auf die wir keinen Einfluss haben). Wir unternehmen alle angemessenen Schritte, um die IT-Sicherheit (siehe Punkt 9) zu gewährleisten. Sie können selbst mithelfen, indem Sie Passwörter sicher aufbewahren, Geräte mit PIN/Passwort schützen und uns etwaige verdächtige Vorkommnisse sofort melden.

7. Aufbewahrungsdauer und Löschfristen

Wir speichern Personendaten nicht länger als nötig. Das heisst, Ihre Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für den Zweck der jeweiligen Datenbearbeitung erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Die Festlegung der konkreten Aufbewahrungsdauer richtet sich nach unterschiedlichen Kriterien je nach Datenkategorie:

Mitgliederdaten: Grundsätzlich bewahren wir die personenbezogenen Daten eines Mitglieds für die Dauer der aktiven Mitgliedschaft auf. Solange Ihr Kind im Verein aktiv ist, benötigen wir die Kontaktdaten, Altersangaben etc., um den Trainings- und Spielbetrieb zu organisieren.
Austritt: Wenn ein Mitglied den Verein verlässt (Kündigung der Mitgliedschaft), werden die meisten Personendaten in unseren Systemen gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für keinen der oben genannten Zwecke mehr benötigt werden. In der Regel erfolgt eine Löschung sensibler Daten (z.B. Allergien, Notfallkontakte) unmittelbar nach Austritt, da diese dann nicht mehr relevant sind. Kontaktdaten und allgemeine Mitgliedsinformationen bewahren wir noch für eine Übergangsfrist auf, falls es Rückfragen gibt oder ein Wiedereintritt erfolgt. Diese Frist beträgt typischerweise ein bis zwei Jahre, kann aber variieren. Während dieser Übergangszeit beschränken wir die Bearbeitung der Daten und verwenden sie z.B. nicht mehr für Newsletter.
Rechnungs- und Finanzdaten: Daten, die mit der Bezahlung von Mitgliederbeiträgen oder sonstigen finanziellen Transaktionen zu tun haben (z.B. Rechnungen, Zahlungseingänge, Buchungsbelege), müssen wir aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bis zu 10 Jahre nach Ende des betreffenden Geschäftsjahres aufbewahren. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Schweizer Obligationenrecht und steuerrechtlichen Vorgaben. Solche Daten werden jedoch nach Austritt des Mitglieds gesperrt, d.h. sie werden nicht mehr aktiv verwendet, sondern nur noch für Archivierungszwecke vorgehalten und nach Ablauf der 10 Jahre routinemässig gelöscht.
Kommunikationsdaten: E-Mails oder Schreiben, die wir von Ihnen erhalten haben, können im Rahmen unserer üblichen Ablage eine gewisse Zeit gespeichert bleiben. Relevante Korrespondenz (z.B. über Austritt, Streitfälle, Unfallmeldungen) halten wir solange vor, wie es zur Klärung und Dokumentation nötig ist. Sobald kein berechtigtes Interesse an einer Aufbewahrung mehr besteht, werden auch diese Unterlagen gelöscht.
Fotos/Videos: Medienaufnahmen, die wir für Öffentlichkeitsarbeit genutzt haben (z.B. ein Mannschaftsfoto auf der Website), können grundsätzlich für unbestimmte Zeit im Online-Archiv verbleiben, da sie Teil der Vereinschronik sind. Allerdings überprüfen wir unsere Webinhalte regelmässig und entfernen veraltete oder unnötige Fotos im Laufe der Zeit. Wenn Sie die Entfernung eines bestimmten Fotos wünschen (siehe Punkt 5), werden wir das Bild so schnell wie möglich löschen. Nicht veröffentlichte Rohaufnahmen (z.B. umfangreiches Fotomaterial von einem Turnier) bewahren wir nur intern auf und löschen oder anonymisieren sie, wenn klar ist, dass wir sie nicht mehr benötigen.

Sobald der Zweck für eine Datenbearbeitung wegfällt und keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen, werden die entsprechenden Daten endgültig gelöscht. In einigen Fällen anonymisieren wir Daten statt sie zu löschen – z.B. können wir aus statistischen Gründen die Anzahl Kinder pro Jahrgang auswerten, ohne dabei Ihre Personendaten zu behalten. Anonymisierte Daten enthalten keine Bezugsmöglichkeit mehr zu einzelnen Personen und fallen daher nicht mehr unter den Datenschutz.

Bitte beachten Sie, dass wir auf Ihren Löschungswunsch hin (siehe Rechte in Abschnitt 8) prüfen, ob einer sofortigen Löschung etwas entgegensteht. Ist dies nicht der Fall, löschen wir die gewünschten Daten umgehend. Ist uns eine sofortige Löschung wegen bestehender Pflichten oder berechtigter Interessen vorübergehend nicht möglich, werden wir die Daten sperren und Sie darüber informieren, wann eine Löschung erfolgen kann.

8. Rechte der betroffenen Personen

Als von der Datenbearbeitung betroffene Person (d.h. als Mitglied selbst oder als gesetzliche/r Vertreter/in eines minderjährigen Mitglieds) stehen Ihnen nach dem Datenschutzgesetz verschiedene Rechte zu, die wir Ihnen nachfolgend erläutern. Sie können diese Rechte jederzeit ausüben, indem Sie sich über die in Abschnitt 1 genannten Kontaktmöglichkeiten an uns wenden. Zur Wahrung Ihrer Rechte und zum Schutz Ihrer Privatsphäre werden wir sicherstellen, dass Anfragen tatsächlich von der betroffenen Person (oder deren gesetzlichem Vertreter) stammen – ggf. können wir also einen Identitätsnachweis verlangen, bevor wir Auskünfte erteilen. Im Einzelnen haben Sie folgende Rechte:

Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten Personendatenzu erhalten. Auf Anfrage teilen wir Ihnen mit, welche Daten wir von Ihnen/Ihrem Kind bearbeiten, wofür wir sie verwenden, wie lange wir sie voraussichtlich aufbewahren und an wen sie weitergegeben wurden. Sie erhalten in der Regel eine Kopie der vorhandenen personenbezogenen Informationen in geeigneter Form. Dieses Auskunftsrecht können Sie grundsätzlich einmal pro Jahr kostenlos ausüben; für darüber hinaus gehende Anfragen können unter Umständen Kostenerstattungen verlangt werden (falls gesetzlich zulässig), worüber wir Sie aber vorab informieren würden.
Recht auf Berichtigung: Sollten Sie feststellen, dass personenbezogene Daten falsch, unvollständig oder veraltet sind, haben Sie das Recht, deren Berichtigung zu verlangen. Wir werden falsche oder veraltete Einträge (z.B. eine geänderte Adresse, korrigierte Schreibweise des Namens oder aktualisierte medizinische Hinweise) so rasch wie möglich anpassen, damit unsere Datenbank stets aktuell und korrekt ist. Auch können Sie ergänzende Angaben verlangen, wenn etwas Wichtiges fehlt. Insbesondere bitten wir Sie als Eltern, uns Änderungen Ihrer Kontaktdaten oder wichtige neue Informationen (z.B. neue Notfallnummer, neue Allergie) aktiv mitzuteilen – wir werden solche Updates dann umgehend einpflegen.
Recht auf Löschung: Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Personendatenverlangen. Dieses „Recht auf Vergessenwerden“ greift z.B., wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr notwendig sind (etwa weil die Mitgliedschaft beendet wurde), wenn Sie eine erteilte Einwilligung widerrufen haben (und wir keine andere Grundlage für die Verarbeitung haben) oder wenn die Daten unrechtmässig verarbeitet wurden. In solchen Fällen werden wir die betroffenen Daten unverzüglich löschen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein überwiegendes berechtigtes Interesse unsererseits entgegensteht. Bitte beachten Sie: Trotz eines Löschbegehrens dürfen bzw. müssen wir gewisse Daten eventuell weiter aufbewahren – etwa um gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen (siehe Abschnitt 7, z.B. Aufbewahrung von Rechnungen) oder um unsere Rechtsansprüche durchzusetzen oder uns dagegen zu verteidigen. In einem solchen Fall sperren wir die betreffenden Daten jedoch für alle anderen Zwecke, damit sie nicht mehr regulär genutzt werden, und löschen sie endgültig, sobald der Grund für die Aufbewahrung entfällt. Wir werden Ihnen dies transparent mitteilen.
Recht auf Widerspruch: Sie haben das Recht, der zukünftigen Bearbeitung Ihrer Personendaten zu widersprechen, falls wir Ihre Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten und Ihre besondere Situation Gründe gegen diese Verarbeitung liefert. Konkret können Sie z.B. jederzeit widersprechen, wenn Sie keine Informationen oder Mitteilungen vom Verein mehr erhalten möchten, die nicht zwingend mit der Mitgliedschaftsabwicklung zu tun haben (z.B. wenn Sie keinen Newsletter oder keine Einladungen zu freiwilligen Vereinsveranstaltungen mehr wünschen). Auch der Verwendung Ihrer Kontaktdaten für allfällige Sponsoreninformationen o.ä. können Sie widersprechen, wobei wir solche Werbezusendungen ohnehin nicht ohne Einwilligung vornehmen. Im Falle eines Widerspruchs prüfen wir die Sachlage: Wenn kein zwingender Grund (mehr) für die Datenbearbeitung vorliegt, werden wir die betroffene Bearbeitung einstellen und Ihre Daten – falls nicht anderweitig benötigt – löschen oder sperren. Sofern wir ausnahmsweise zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen können, die Ihren Interessen überwiegen (was in einem Vereinskontext selten der Fall sein dürfte), würden wir Ihnen diese mitteilen und die Verarbeitung ggf. eingeschränkt fortführen.
Recht auf Widerruf einer Einwilligung: Viele Datenverarbeitungen im Vereinsalltag basieren nicht auf Einwilligung, sondern auf anderen Grundlagen (Mitgliedschaft, Gesetz etc.), doch wenn wir Sie um Einwilligung gebeten haben (z.B. für die Veröffentlichung von Fotos/Videos Ihres Kindes, oder für das Erfassen freiwilliger Gesundheitsdaten), dann steht es Ihnen frei, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Ein solcher Widerruf kann formfrei erfolgen, am besten schriftlich oder per E-Mail, damit keine Unklarheit besteht. Nach einem Widerruf werden wir die betreffenden Daten künftig nicht mehr für den Zweck verwenden, den Sie ursprünglich erlaubt hatten. Beispielsweise werden wir auf Wunsch keine Fotos Ihres Kindes mehr veröffentlichen bzw. es von neuen Aufnahmen ausnehmen. Bitte beachten Sie, dass ein Widerruf nur für die Zukunft wirkt – bereits veröffentlichte Materialien oder erfolgte Datenübermittlungen können wir nicht rückgängig machen, jedoch werden wir selbstverständlich ab Widerrufsdatum keine weiteren Veröffentlichungen oder Weitergaben mehr vornehmen. Den Erhalt von Newsletter-E-Mails können Sie übrigens auch durch Klick auf den Abmeldelink im Newsletter widerrufen, was technisch einer Einwilligungs-Widerrufung gleichkommt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns am besten per E-Mail oder Brief (siehe Verantwortliche Stelle in Punkt 1). Bitte schildern Sie Ihr Anliegen möglichst konkret (z.B. welche Informationen Sie berichtigt haben möchten oder gegen welche Datenverwendung Sie Widerspruch einlegen). Wir werden Ihr Gesuch sorgfältig prüfen und Ihnen spätestens innert 30 Tagen antworten, wie wir vorgehen. In der Regel kommen wir Ihrem Anliegen vollumfänglich nach oder nennen Ihnen einen legitimen Grund, falls wir es im Ausnahmefall nicht vollständig erfüllen können.

Beschwerderecht: Sollte es wider Erwarten zu einem Datenschutzvorfall kommen oder Sie der Ansicht sein, dass wir Ihre Anfrage oder Ihr Anliegen in Bezug auf Datenschutz nicht zufriedenstellend gelöst haben, steht Ihnen das Recht zu, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden. Für private Vereine in der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB). Sie können beim EDÖB eine Anfrage oder Beschwerde einreichen. Der EDÖB wird Ihr Anliegen prüfen und ggf. weitere Schritte einleiten. Wir sind selbstverständlich bestrebt, allfällige Probleme direkt mit Ihnen zu klären und stehen Ihnen dafür jederzeit zur Verfügung – bitte zögern Sie nicht, uns vor einer offiziellen Beschwerde zunächst direkt anzusprechen.

9. Datensicherheit

Die Sicherheit Ihrer Personendaten hat für uns hohe Priorität. Wir treffen daher angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Hier ein Überblick über unsere wichtigsten Vorkehrungen:

Zugangs- und Zugriffskontrollen: Personendaten werden bei uns nur ausgewählten Personen zugänglich gemacht. Das Mitgliederverzeichnis, die Beitragslisten etc. werden etwa nur vom Vorstand, den zuständigen Administrationsmitgliedern (z.B. Kassier) und in erforderlichem Umfang von den Trainer*innen genutzt. Jede Person, die mit personenbezogenen Daten arbeitet, ist vertraglich oder statutengemäss zur Geheimhaltung und Vertraulichkeit verpflichtet. Intern wird der Zugriff auf Daten durch Passwortschutz und ggf. Rollenrechte gesteuert (z.B. hat ein Trainer nur Einsicht in die Daten seiner eigenen Mannschaft, nicht aller Mitglieder). Papierunterlagen mit sensiblen Daten (z.B. Anmeldeformulare mit medizinischen Angaben) werden in abschliessbaren Schränken aufbewahrt, zu denen nur befugte Personen Zugang haben.
IT-Sicherheit: Unsere elektronischen Systeme (Computer, Server, Software) sind durch aktuelle Sicherheitsmechanismen geschützt. Wir verwenden Firewall-Systeme, Virenschutzprogramme und regelmäßige Software-Updates, um uns gegen unbefugte Zugriffe oder Schadsoftware zu schützen. Die Vereinswebsite und die Clubcorner-Plattform nutzen etablierte Sicherheitsprotokolle (u.a. HTTPS-Verschlüsselung bei der Datenübertragung), um die Vertraulichkeit von Online-Daten zu wahren. Wenn wir cloudbasierte Dienste einsetzen (z.B. Online-Speicher), achten wir darauf, dass diese ein angemessenes Datenschutzniveau bieten (z.B. Serverstandort in der Schweiz/EU oder vertragliche Garantien der Dienstleister).
Datenschutz-Schulungen und Sensibilisierung: Wir stellen sicher, dass alle beteiligten Vereinsmitarbeiter die Bedeutung des Datenschutzes kennen. Vereinsinterne Richtlinien (wie diese Datenschutzerklärung und ggf. eine interne Datenschutzrichtlinie) werden den zuständigen Personen bekannt gemacht. Bei Bedarf führen wir Schulungen oder Briefings durch, z.B. um Trainer für den Umgang mit Fotos in WhatsApp-Gruppen oder die Verwendung von BCC in Rundmails zu sensibilisieren. So fördern wir eine datenschutzbewusste Vereinskultur.
Dataminimierung und Pseudonymisierung: Wir erheben nur Daten, die wir tatsächlich brauchen, und in einigen Fällen verwenden wir Pseudonymisierungen oder Kürzel, um die Identifizierbarkeit zu reduzieren (z.B. in öffentlich einsehbaren Teilnehmerlisten nur Initialen statt volle Namen, sofern ausreichend). Im internen Bereich arbeiten wir mit vollständigen Daten, aber auch hier gilt das Need-to-know-Prinzip.

Trotz all dieser Massnahmen kann 100%ige Sicherheit (insbesondere bei Datenübertragungen via Internet) nie garantiert werden. Wir überwachen jedoch unsere Infrastruktur laufend und passen unsere Sicherheitsvorkehrungen an aktuelle Entwicklungen und Erkenntnisse an. Bei einem Datensicherheitsvorfall (z.B. Hackerangriff oder Datenpanne) würden wir unverzüglich die notwendigen Schritte einleiten, um den Vorfall einzudämmen, zu untersuchen und – falls Personendaten betroffen sind – die betroffenen Personen und gegebenenfalls die Behörden gemäss den gesetzlichen Vorgaben informieren.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Die Köniz Football Academy behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen oder zu aktualisieren. Gründe für eine Änderung können z.B. Gesetzesänderungen, Änderungen unserer Vereinsprozesse oder Einführung neuer Technologien/Tools sein. Wesentliche Änderungen werden wir den Mitgliedern und Erziehungsberechtigten in geeigneter Form mitteilen – etwa durch einen Hinweis auf der Vereinswebsite, via E-Mail-Newsletter oder im Rahmen der Mitgliederversammlung. Die aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung wird stets auf unserer Website publiziert (und ist auch im Infomaterial des Vereins erhältlich).

Bitte konsultieren Sie die Datenschutzerklärung regelmässig, insbesondere bevor Sie uns Personendaten anvertrauen, um sich über den neuesten Stand zu informieren. Sollten Sie Fragen oder Unklarheiten zu einer Änderung haben, können Sie uns gerne kontaktieren.

Stand dieser Datenschutzerklärung: April 2025. (Diese Datenschutzerklärung tritt ab sofort in Kraft und ersetzt allfällige frühere Datenschutzbestimmungen des Vereins.)

Vielen Dank für Ihr Vertrauen in die Köniz Football Academy. Wir freuen uns auf eine gute und transparente Zusammenarbeit und stehen für weitere Auskünfte zum Datenschutz gerne zur Verfügung.